Gdy pracownik odchodzi, w budżecie przestaje pojawiać się koszt jego wynagrodzenia. Na pierwszy rzut oka może to wyglądać jak oszczędność. Jednocześnie ktoś musi przejąć obowiązki, projekty czekają na realizację, a menedżer poświęca więcej czasu na organizowanie pracy.
Koszt wakatu nie zawsze jest widoczny w jednym zestawieniu. Zwykle składa się z kilku mniejszych obciążeń, które narastają wraz z czasem trwania rekrutacji.
Jak je rozpoznać i oszacować, aby podejmować bardziej świadome decyzje o zatrudnieniu?
Obowiązki przejmuje zespół
Po odejściu pracownika część jego zadań trafia do innych osób. Przez krótki czas może to być skuteczne rozwiązanie. Warto jednak sprawdzić, jak wpływa na realizację ich podstawowych obowiązków.
Dodatkowa praca może oznaczać nadgodziny, przesuwanie terminów lub ograniczenie czasu przeznaczanego na klientów. Nawet jeśli firma nie ponosi od razu dodatkowego wydatku, wykorzystuje zasoby, które mogły służyć innym celom.
Przy szacowaniu kosztu warto ustalić:
- kto przejął zadania po nieobecnym pracowniku,
- ile dodatkowego czasu na nie poświęca,
- które własne obowiązki musi przez to odłożyć,
- czy potrzebne jest płatne zastępstwo lub wsparcie zewnętrzne.
Takie zestawienie pozwala zobaczyć rzeczywiste obciążenie zespołu.
Menedżer ma mniej czasu na zarządzanie
Nieobsadzone stanowisko często angażuje przełożonego znacznie bardziej, niż zakładał. Musi rozdzielać zadania, rozwiązywać bieżące problemy i pilnować ciągłości pracy. Równolegle przegląda CV oraz uczestniczy w rozmowach rekrutacyjnych.
Ten czas ma znaczenie biznesowe. Może ograniczać możliwość pracy nad rozwojem zespołu, relacjami z klientami czy usprawnieniem procesów.
Warto oddzielnie policzyć godziny poświęcone na zastępowanie pracownika i na samą rekrutację. To dwa różne źródła obciążenia, które wymagają różnych rozwiązań.
Projekty i decyzje czekają
Wpływ wakatu zależy od roli danego stanowiska. Brak jednej osoby może spowolnić konkretny fragment pracy, ale może też blokować działania kilku zespołów.
Przykładowo nieobsadzone stanowisko techniczne może przesunąć realizację projektu, a brak osoby odpowiedzialnej za obsługę klientów może wydłużyć czas odpowiedzi. Przy wakacie menedżerskim część decyzji może trafiać do osób, które już mają pełen zakres obowiązków.
Nie każde opóźnienie oznacza stratę przychodu. Czasem wpływ finansowy polega jedynie na przesunięciu płatności. W innych sytuacjach firma ponosi dodatkowe koszty lub traci zlecenie. W kalkulacji warto rozróżnić te przypadki.
Firma może tracić możliwości biznesowe
Wakat bywa szczególnie kosztowny wtedy, gdy ogranicza zdolność przyjmowania nowych zamówień, kontaktowania się z potencjalnymi klientami lub rozwijania oferty.
Tego wpływu nie należy jednak szacować przez automatyczne przypisanie firmie całego przychodu, który nowa osoba mogłaby teoretycznie wygenerować.
Lepszą podstawą są konkretne dane: liczba nieobsłużonych zapytań, odrzuconych zleceń lub ograniczona zdolność realizacji usług. Jeśli szacujemy utraconą korzyść ze sprzedaży, warto uwzględnić koszty wykonania zlecenia, zamiast traktować cały przychód jako stratę.
Gdy brakuje pewności, pomocne są trzy warianty obliczeń: ostrożny, najbardziej prawdopodobny i wysoki.
Rekrutacja także wykorzystuje zasoby
Do kosztów procesu mogą należeć opłaty za ogłoszenia, narzędzia, usługi agencji oraz czas osób prowadzących rozmowy.
Jeżeli rekrutacja przedłuża się lub trzeba ją powtórzyć, część wydatków pojawia się ponownie. Warto więc analizować nie tylko cenę pojedynczego ogłoszenia czy usługi, ale również pracę potrzebną do doprowadzenia procesu do końca.
Jednocześnie skrócenie rekrutacji za wszelką cenę nie jest dobrym celem. Zatrudnienie osoby niedopasowanej do roli może prowadzić do kolejnych kosztów wdrożenia i ponownego otwarcia stanowiska.
Jak przygotować prostą kalkulację?
Na początek wystarczy zestawienie obejmujące jeden miesiąc:
Dodatkowe wydatki związane z zastępstwem + koszt zaangażowanego czasu + oszacowany wpływ na działalność + koszty rekrutacji przypadające na ten okres.
Poszczególne pozycje powinny być rozdzielone na rzeczywiste wydatki oraz szacunki. Trzeba też uważać, aby nie liczyć dwukrotnie tego samego skutku, na przykład czasu zespołu i utraconej produkcji wynikającej dokładnie z tych samych godzin.
Przykład poglądowy
Załóżmy, że przez miesiąc wakatu firma:
- wydaje 2500 zł na zewnętrzne wsparcie,
- przeznacza 20 godzin pracy menedżera na przejęte obowiązki i rekrutację, przy przyjętym koszcie 150 zł za godzinę,
- ponosi 1000 zł kosztów ogłoszeń.
Daje to 6500 zł wydatków i wartości zaangażowanego czasu. Z tej kwoty 3500 zł stanowią dodatkowe wydatki, a 3000 zł to wycena czasu menedżera.
Jeśli firma szacuje również 4000 zł utraconej marży z powodu braku możliwości przyjęcia konkretnego zlecenia, łączny wpływ wyniesie 10 500 zł. Ten dodatkowy szacunek ma sens tylko wtedy, gdy utrata zlecenia rzeczywiście wynika z wakatu i nie została już uwzględniona w innych pozycjach.
Podane kwoty są przykładowe. Nie stanowią danych rynkowych ani wyceny konkretnego stanowiska. Pełne porównanie finansowe powinno uwzględniać również niewypłacone w tym okresie wynagrodzenie i pozostałe koszty zatrudnienia.
Co zrobić z wynikiem?
Kalkulacja pomaga ustalić, które rekrutacje wymagają największej uwagi i gdzie warto przeznaczyć dodatkowe zasoby.
W jednej firmie najlepszym krokiem będzie doprecyzowanie profilu kandydata. W innej przyspieszenie decyzji, zmiana warunków oferty lub skorzystanie ze wsparcia w poszukiwaniach.
Warto śledzić zarówno czas trwania wakatu, jak i jakość zatrudnienia. Nowy pracownik potrzebuje przecież wdrożenia, zanim przejmie pełną odpowiedzialność za zadania.
Chcesz omówić rekrutację na stanowisko ważne dla Twojej firmy? Skontaktuj się z Kingswell. Porozmawiamy o potrzebach zespołu, trudnościach w poszukiwaniach i możliwym zakresie wsparcia.
